業務別活用ストーリー
各種業務別の「BIZ PLATFORM」活用例を、ストーリー仕立てでご紹介。
購買・調達部門の場合

「調達コスト改善」と「ベンダー管理」を実現!

購買・調達プロセス管理での活用例

「購買・調達部門」はあらゆる企業に必ず存在しますが、ほとんどはコアとなる業務ではありません。
会社の規模が大きくなると、各拠点に分散され、標準化もされていません。
このような業務のシステム化にクレオの業務管理システム構築ツール「BIZ PLATFORM」が活躍します。

ここでは、YY運送(運輸業)の購買部門で働くB氏の奮闘を紹介します。

  • 見積り・注文・支払い業務を見える化
  • 購買・調達プロセスの効率化とコスト最適化
課題
各拠点の購買部門を集約したが、手順がバラバラ…

YY運送は近隣3県をエリアに配送、倉庫、タクシーサービスなどを提供している中堅の企業です。地元デパートなどを有力顧客として、地道に成長を重ねてきました。
10拠点の支店・営業所、物流倉庫があり、それぞれの部門に購買担当者がいました。購買係のあるのは本社のみで、他は事務部門に専任の担当者がいたり、兼任したりしていました。
同社は全社的なスリム化を目指し、その一環で本社の購買課に、全社の購買業務を代行することにしました。それまで拠点で個々に行ってきた購買業務を集約して、標準化と一括購買によるコスト削減を目指し、専任担当者も本社勤務となりました。その課長がB氏です。

本社に購買業務をまとめ、効率化を実現する予定でしたが、これが簡単ではありませんでした。個々で行ってきた手順や仕入先に固執し、かえって時間がかかるようになり、社内でも有名なほど残業の多い部門になってしまいました。もちろん、コストダウンにもなりません。

ついに経営トップから業務改善の命令がB氏に下されました。
「このままでは集約化の意味がない!今すぐ改善しなさい!」
「はい!!」
すぐにB課長は業務改善にとりかかります。

購買・調達部門の多くが抱える課題
  • 複数の拠点で個別に調達しているため、業務に重複が多い
  • 調達先が多く、業務手順やルールに例外も多い
  • 購買・調達部門を1つにまとめても、スケールメリットやノウハウを活かせない
  • 内部統制の面でリスクを抱えている。
  • 新規調達先の開拓や調達コストの全体最適化に手が回らない。
解決策
Excelで標準化を目指したが挫折、システム化に挑戦

皆がバラバラで重複作業が多いのは、手順が統一されていないからです。これを標準化すれば効率化でき、遅れている調達品を早めに発見し、対策が打てるかもしれない。そう考えてB課長は担当者の手順の洗い出しにかかりました。同時に手作業ではなく、システム化できないかと、本社で早くから手がけていたExcelによる管理の徹底を図りました。
しかし、しょせんExcelも手作業。これでは担当者のよけいな業務になりますし、管理もおろそかになります。

ツール選定
業務担当者がシステム化できること、低コストであること

頭を抱えB課長はシステム部門に相談しました。システム化することにより、業務の効率化が図れると思ったのです。ところが、システム部は意外なことを言います。

「現場でやってくれないかな。システム部門は全社システムの構築と運用に追われて、とても業務システムまで手が回らない」
「え!そう言われても……」
B課長には知識も経験もありません。あるのは業務知識ぐらいで、その程度でシステムが構築できるとはとても思えません。
「いいものがある。クレオの業務管理システム構築ツール『BIZ PLATFORM』ならBさんでも構築できる」と、「BIZ PLATFORM」を紹介されました。

聞くと、「BIZ PLATFORM」はITの知識がなくても現場で構築できること、購買・調達業務にはテンプレートがあること、該当業務プロセスから導入できるスモールスタートが可能なことなどを知りました。

「BIZ PLATFORM」が選ばれる理由
  • システム部門のない中小企業でも容易に導入可能。
  • システムに詳しくない現場の人間でも簡単・スピーディに構築できる。
  • クラウドに対応し、複数の拠点、外出先から参照・変更・承認できる。
  • 課金は登録したプロセス単位。利用者が増加してもコスト高にならない。
  • カスタマイズが容易。既存プロセスやテンプレートを応用してシステム化できる。
効果
購買フローを大幅短縮、残業も削減

さっそくB課長はクレオから製品説明を受け、これなら自分でもつくれるかもしれないという感触をつかました。まずはトライアル体験を経てシステム化に着手。通常の業務をこなしながら、3週間ほどで試作ができあがりました。
これを課内で使ってみて、いけると判断。6人いる職員全員に利用を義務づけました。なにしろ改善は社長命令です。

最初は戸惑っていた社員も数日で使いこなせるようになりました。その進捗状況が一目で把握できることにB氏はとても満足しました。
それまで発注の申請だけで1週間ほどかかっていた案件が、ワークフローを電子化したことで当日中に認可され、急ぎの購入にも対応できます。納期が遅れている備品も発見して、催促できるようになりました。手作業にありがちなミスもなくなります。
なにより、あれほど多かった残業がなくなり、半分ほどにまで削減されました。
いまは、調達先を絞ることでコストダウンに挑戦しています。

「BIZ PLATFORM」のメリット
  • 調達部門・要求部門・取引先で、注文ごとに進捗状況を見える化。
  • 購買活動に関する進捗・履歴を明確化。
  • 購買基準の統制化。
  • 進捗状況を見える化し、遅れ気味の案件、課題を抱えている案件にタイムリーに指導。
  • 購買・調達業務の最適化によるコスト圧縮。
  • 購買関連のコンプライアンスの向上。
業務別活用ストーリー
各種業務別の「BIZ PLATFORM」活用例を、
ストーリー仕立てでご紹介。