業務別活用ストーリー
各種業務別の「BIZ PLATFORM」活用例を、ストーリー仕立てでご紹介。
情報システム部門の場合

システム運用におけるITIL管理を実現!

ITシステム運用管理での活用例

IT化やデジタル化が叫ばれる現在、意外とシステム化の遅れている部門があります。その1つにIT部門があります。システム開発はデジタル化されているものの、その運用管理が手作業のままという例が多いようです。そこでここでは、ITシステム運用管理にクレオの業務管理システム構築ツール「BIZ PLATFORM」を活用し、働き方改革を実現させた例を紹介しましょう。

  • システム運用管理に「BIZ PLATFORM」を採用
  • 業務のデジタル化で働き方改革を実現
課題
IT部門が働き方改革に立候補!?

医療機器の専門商社WW機器は全国に販売網を展開する専門商社です。このIT部門にD部長が企画部長兼任のヘッドとして赴任し、そのあまりの旧態依然とした働き方に唖然としました。
全国の各支店から、社内利用システムや機器、ネットワーク不具合などの問い合わせが、電話・メール・FAXで毎日のように寄せられます。
問い合わせがその場で終わればいいのですが、数日かかる対応でも個人任せの属人化対応、フォローを忘れることさえあります。基幹システムに関する変更管理もExcel管理が当たり前で、進捗状況の共有も困難で、承認プロセスなどはメールで行なっている状態です。システムインシデントに関しても同様の対応状況です。

この業務の進め方に疑問を投げかけても、現場社員は平然としています。「昔からこうでしたから……」と。これでいいのかとD部長は考え込んでしまいました。
そんな時、同社では働き方改革への取り組みが進められ、試験的な取り組み先として各部門からの立候補を募っていました。これに無理やり応募させたのがD部長のIT部門でした。

IT部門の課題
  • 業務の生産性が低い、残業が社内で最も多い。
  • コミュニケーション手段が電話、メール、FAXとバラバラ。
  • ITシステムの運用が属人化のブラックボックス。
  • システム安定性への取り組み姿勢が弱い。
  • セキュリティ、コンブライアンスへの意識が貧弱。
  • 業務が属人化していて、共有化されていない。
  • IT監査・システム監査のたびに準備に追われる。
解決策
ITシステム運用プロセスをシステム化し、残業削減を目指す。

自ら改革を名乗り出れば後に引くことはできません。D部長はプロジェクトチームを発足させて会社の意向を伝え、成功メリットとして残業が減ることを訴えました。

IT部門は他部門と比べてダントツに残業が多く、配転を最も嫌がられている部門でした。これもあって、メンバーのモチベーションも高いとはいえません。
プロジェクトチームでは、最初に取り組むべき課題は「ITシステム運用プロセスのシステム化」であると結論づけました。システム運用に多くの時間が割かれ、本来の作業であるシステム企画まで十分な時間が取れません。問い合わせやインシデントにも個々に対応しており、進捗状況も不透明です。これらの解決が最も大きな効果を望めると考えられました。

ツール選定
スピード開発とシンプル操作で「BIZ PLATFORM」を採用。

運用管理をシステム化するにはITILに沿った構築がが理想とされています。チームスタッフはITIL対応のツールを探し始め、そのあまりに高価なことに不安を覚えました。

そんな中、たまたま見つけたのがクレオの提供するITサービス管理ツール「BIZ PLATFORM」でした。
業務管理システム構築ツール「BIZ PLATFORM」をベースとして、ITILに準拠した運用テンプレートが実装されており、利用者は知らず知らずのうちにITIL運用が定着していくというソリューションです。すでに大手企業を中心に豊富な実績を持っていました。
クラウド提供されており、ITIL準拠のツールとしては驚くほど低価格。テンプレートも用意されており、短期間でカスタマイズできます。開発後のシステムも操作がシンプルで、容易に習得できそうに思えました。

「BIZ PLATFORM」が選ばれる理由
  • スモールスタートが可能。無理のない導入手法で、確実に定着。
  • 確実な問い合わせ管理でユーザー満足度を向上。
  • クラウド集約することで、「いつでも」「どこでも」業務の進捗状況を確認。
  • 作業ログなどの証跡管理も実現され、システム監査も簡略化。
  • 対応遅延やマネージャーからのアラートをメールで自動送信。
  • ドラッグ&ドロップの設定ベースで、ノンプログラミング高速構築が可能。
  • 優れたカスタマイズ性で既存運用にジャストフィット。
  • セミナーや多彩な導入支援など、きめ細かいサポートを用意。
効果
働き方改革の成功例として社内でPR。

ITIL準拠といっても、いきなりすべての業務への適用は無理があります。同社では問い合わせ管理とインシデント管理から始めることとして、1カ月でシステム構築とテストを終え、2カ月目から全社展開。
半年ほどで定着し、これまで電話やFAXからの問い合わせだったものも、メールに一本化し、BIZ PLATFORMの自動メール取り込み機能により、確実に対応できるようになりました。ユーザーからの満足度も向上しています。

次は基幹システム(ERP)の変更管理。これも月20件ほどあり、電話、メール、FAXとバラバラだったやり取りを「BIZ PLATFORM」に統一。紙伝票をなくし、スマートに短期間で処理できるようになりました。

同部門では、「BIZ PLATFORM」の応用例をさらに拡大して、問題管理やリリース管理へと、順次広げていく予定です。業務のデジタル化と同時に残業時間が目に見えて減っていき、同部門のモチベーションも向上してきました。

「BIZ PLATFORM」のメリット
  • システム運用プロセスと進捗状況を見える化。
  • クラウド対応。出張先からも参照・変更・承認などの情報入力が可能。
  • 操作がシンプルで現場の負荷にならない。
  • ノンプログラミングで短期開発が可能。
  • 課金は登録したプロセス単位。利用者が増加してもコスト高にならない。
SmartStage

ITサービス管理ツール「SmartStageサービスデスク」は、「BIZ PLATFORM」をベースとし構築された、ITILに準拠したシステム運用管理を実現することができる画期的なソリューションです。大手企業グループからSIer 様への数多くの導入実績もがございます。 クレオにはITILエキスパートも在籍しており、多彩な導入支援サービスも実施しております。

ITサービス管理ツール「SmartStageサービスデスク」
業務別活用ストーリー
各種業務別の「BIZ PLATFORM」活用例を、
ストーリー仕立てでご紹介。