株式会社日本教育クリエイト様

医療・福祉分野で、社会⼈向け教育 研修や⼈材派遣事業を⼿がける、株 式会社⽇本教育クリエイト。全国に 約250教室を開設すると共に、地⽅ ⾃治体や企業・学校法⼈などと連携 し、医療・福祉を⽀える⼈材育成に 努めています。 教育研修事業におけるシステム管理 は、資料請求から、⼊学・受講講座 の管理、⼊⾦管理、資格・検定取得 の管理まで、受講⽣管理が業務の中 ⼼です。そのための業務システムを、フルスクラッチのシステムから、ノンプログラミングで業務プロセス管理を実現できる「BIZ PLATFORM」に移⾏。 全国の⽀社に分散していた受講⽣管 理業務をオペレーションセンターに 集約し、約2/3に業務を圧縮。各⽀ 社では、⾃治体や地元企業など地域 への営業活動を活発化させています。

「教育研修事業におけるシステム管理の中⼼となるのは、受講⽣の管理業務です」このように語るのは、オペレーションセンターマネージャーの渡邊剛⼀⽒です。
受講⽣管理の対象は、⼊学・受講を検討される⽅からの資料請求、受講する講座の申込管理まで多岐に渡ります。⼊⾦管理も⾏わなければなりませんし、福祉系の講座では、公的な資格の発⾏管理も必要になります。
実際の業務オペレーションは、各⽀社の担当者がほぼ⼿⼊⼒で⾏っていました。受講⽣からの⼊⾦は、クレジットカードやコンビニ・銀⾏振り込みなど多くの⽅法があり。毎⽉およそ5000件ほどの処理が必要でしたが、各⽀社でほぼ⼿作業で⾏っていました。
このような業務のための管理システムは、10年ほど前に、VisualBasicでフルスクラッチ開発したものでした。設計書などのドキュメントも整備されておらず、その保守は、システム開発会社のエンジニアに依存している状態でした。「教育は、変化が少ないと思われるかも知れませんが、業務管理については、頻繁に制度やサービス変更が必要になります。たとえば、公的な資格であれば、⾏政の指⽰通りに管理すべき項⽬を変えていかなければなりません。従来のフルスクラッチシステムでは、このような変更のたびに、開発コストをかけて改修するか、なんとか運⽤でカバーしていました。」(渡邊⽒)

システム開発プロジェクトが頓挫し、早急な仕切り直しが必要に

そこで、⽇本教育クリエイトでは、サーバーの⽼朽化をきっかけに、新たな受講⽣管理システムの開発に取り組むことにしました。
「システム開発にあたっては、管理業務の標準化を⽬指しました。業務を標準化しておけば、たとえば新⼈などが仕事を覚えるときにも⼿間がかかりません。
また今回は、従来は属⼈的にやっていた⼊⾦管理も、システム化の対象にしました。実際に業務処理⼿順を洗い出してみると、10〜15パターンもありました。」(渡邊⽒)
ところが、当初の開発プロジェクトは、1年後に頓挫してしまいました。あと1ヶ⽉ほどでテスト環境が提供されるという時になって、当初思い描いていたシステムが完全には実現できていないことが判明したのです。⽼朽化したサーバーの停⽌時期もあるために、早急に開発プロジェクトを仕切り直す必要がありました

優れたコストパフォーマンスとシステム変更の柔軟性を評価

そのために、⽇本教育クリエイトが選んだのは、ノンプログラミングで業務プロセス管理システムを実現できる「BIZ PLATFORM」を中⼼としたシステムでした。
「選定した⼀番の理由は、初期開発コストと運⽤コストを抑えられることでした。また、前回の失敗からフルスクラッチ開発はリスクがありましたし、ワークフローツールを中⼼に業務の流れをシステム化することで、受講⽣管理の業務標準化を実現しやすくできると考えました。さらに、業務の変更に合わせて、ノンプログラミングでシステム変更に柔軟に対応できる点も評価しました。
このほかに、クラウドによって提供されることから、サーバー管理やOS・ミドルウェアのアップデートも、クレオ側で実施してもらえます。「BIZ PLATFORM」⾃体も、現在はシステム上の制約があったとしても、クレオが継続的に機能向上してくれることが期待できます。」(渡邊⽒)

現場の⼈間が、早い段階で具体的な画⾯を確認できる

実を⾔うと、⽇本教育クリエイトは、情報システムを専⾨的に管理するIT部⾨を持っていません。今回の受講⽣管理システムも、教育事業部⾨が直接、企画・発注・運営しています。渡邊⽒も、当初は仙台⽀社⻑を兼務しながら、開発プロジェクトに携わってきました。
「私たちは、業務については良く分かっていますが、ITの専⾨家ではないので、設計書などを⾒せられても、チンプンカンプンなことがあります。使い勝⼿などは実物を⾒ないと、判断が付かない場合もあります。
「BIZ PLATFORM」は、早い段階で具体的な画⾯を確認することができます。そのために、実際の使い勝⼿のイメージをつけやすく、それはここにあったほうがいいとか、こうじゃないとダメとか、意⾒を⾔いやすいんです。そういうところが「BIZ PLATFORM」の最⼤の魅⼒だと思います。」(渡邊⽒)
今回のシステムリプレースでは、このような利点を活かして、現場の⼈間が、実際に業務に耐えうるかどうかを実際に確認しながら、システムを作っていくことができました。
通常のシステム開発においても、「BIZ PLATFORM」を中⼼にして、早い段階で画⾯と実際の業務を関連付けることで、システム開発の精度を向上させると共に、開発の⼿戻りを圧倒的に少なくできることを期待できます。

システム連携に「BIZ PLATFORM」のAPI連携機能を活⽤

今回の受講⽣管理システムの開発は、２段階に分けて⾏なわれました。
第１段階では、業務プロセス管理ツール「BIZ PLATFORM」を中⼼に、資料請求や説明会の申込者管理から、⼊学後の講座申込み管理、ホームスタディと呼ばれる課題提出管理、資格認定や修了証の発⾏管理などを実現しました。また、証書発⾏の帳票作成ツールとしてキヤノンITソリューションズのEnterpriseImagingPlatformを採⽤しました。
さらに、旧来の受講⽣管理システム3世代で保管していた受講⽣80万⼈・総データ400万レコードのデータを移⾏しました。これは、数⼗年後であっても、資格証や修了証などを再発⾏できるようにしておくためです。開発期間は約10ヶ⽉で、2014年6⽉にリリースしました。
第２段階としては、⼊⾦管理のために、SMBCファイナンスサービスの「決済ステーション」を導⼊しました。データ連携ツールには、インフォテリアのAsteriaWarpを採⽤すると共に、決済ステーションのAPIを呼び出すために、「BIZ PLATFORM」のAPI連携機能を活⽤しています。この第２段階のシステムは、2015年6⽉にリリースされました。

オペレーションセンターを新設し、業務に携わる⼈員を2/3に圧縮

「新しいシステムの導⼊に合わせて、受講⽣管理業務を集中して⾏うオペレーションセンターを新設しました。これにより、受講⽣管理に携わる⼈員と業務を約2/3に圧縮することを⽬指しています。⼊⾦処理などの業務の標準化を進めた結果、対応すべき処理が10〜15パターンと多くなってしまったため、各⽀店への展開や対応は難しいと判断したためです。
このような業務に習熟しても、⽀社の売上げが伸びるわけではありません。それよりも、地⽅⾃治体との共同開催など、その地域でしかできない、地域に根ざした活動などに各⽀社が集中できる体制を整えることにしたのです。
また、オペレーションセンターに業務を集中させたことで、⼊⼒データの正確性も向上できていると思います。⼊⼒に間違いがあると、エラーになったり、受講が修了しても公的な資格を発⾏できないといった場合があるのですが、そのような⼿戻りは⼤幅に減少しています。
さらに、新しい受講⽣管理システムを導⼊したことで、システム変更の柔軟性が向上しました。簡単なものであれば⾃分たちでシステムを変更して、業務を継続的に改善できるようになりました。オペレーターがつまずきやすいところ、間違いやすいところなど、ほぼ毎⽇、⾃分たちで改善しています。」(渡邊⽒)

「BIZ PLATFORM」以外のシステムもクレオが運⽤

⽇本教育クリエイトではハウジングサービスを利⽤した物理サーバでのシステム運⽤をしていました。その物理サーバの⽼朽化に伴ったサーバダウンが頻繁に起こったため、受講⽣管理システムのリプレイスと平⾏して、クレオが提供するプライベートクラウドサービス「N-CLOUD」にシステムを移⾏しました。
渡邊⽒は、選定した理由と現状の評価を次のように語ってくれました。「クレオのN-CLOUDを選定した理由は、①⾃社システムをクラウド環境下で集約できる ②サーバリプレイスなどを考慮するハウジングではなく⾼品質なクラウドサービスへ移⾏できる ③クラウド集約にあたり、⾃社他社のシステムに捉われずシステム運⽤が委託できる ④情報システム部の役割を担う専⾨性の⾼いエンジニアを外部にもてる、とういことです。
半年という短い移⾏期間でしたが、無事に完了することができました。インフラ運⽤サービスは“問題が起きないことが、当たり前”という、簡単そうで⼤変困難なサービスです。クレオには、⽇々の⽇本教育クリエイトのシステム基盤を⽀えてもらっています。」
⽇本教育クリエイトでは、今後も他の社内システムをN-CLOUDに集約していき、⼀元管理によるシステム運⽤の効率化と安定運⽤に⼀層取り組んでいくとしています。また、⼀般的にIT部⾨などが受ける、各⽀社のPCなどに関する問い合わせをクレオのITアウトソーシングサービスに委託しています。

今後の取り組み

「今後の取り組みとしては、引き続き、受講⽣管理業務の改善に取り組んでいきます。また、現在のシステムの範囲外になっている振替授業の対応や、個⼈だけでなく法⼈の管理も実現したいと考えています。
さらに、「BIZ PLATFORM」の業務プロセス管理を活かして、⼈材派遣事業の登録や進捗管理をシステム化したり、現在ファイルサーバーで⾏っている⽂書管理についても検討していく予定です。
さらに今回導⼊したデータ変換ツールAsteriaWarpを活⽤して、教育研修事業と⼈材派遣事業の⼈材情報の共通化なども進めたいと思います。
当社にとって受講⽣や派遣者などの⼈材情報は最も重要な財産ですが、これまでは、事業ごとに別々に管理していたのが実情でした。今後は、これらの⼈材情報を統⼀的に管理して、当社をご利⽤される⽅々に、よりよい社会進出をサポートしていければと思います。」(渡邊⽒)