パーソルキャリア株式会社 様

PERSOL(パーソル)グループの一員として、正社員領域を中心とした転職サービス「DODA(デューダ)」やアルバイト求人情報サービス「an(アン)」などを提供するパーソルキャリア株式会社。同社が運営する「DODA(デューダ)」では、全国の担当営業が集めてきた毎月数千件にも及ぶ募集情報を各制作担当に1日あたり数百件も振り分けていく必要がある。従来は、数名の振り分け担当が、業務に携わっていたが、案件数が多く情報共有にも支障があるため、メールとExcelによる管理は、業務プロセス改革の余地を大きく抱えていた。そこで選定・導入されたのが、株式会社クレオが提供
する業務プロセス管理ツールBIZPLATFORMである。BIZPLATFORMによる制作進行管理システムを構築したことで、いつ誰が何をしたのか確実に記録・共有でき、振り分け部門の人数は1/3に、1案件あたりの作業時間も1/3に削減された。

専任の振り分け部門を発足するも 膨大な案件には不十分

「DODA(デューダ)」は、パーソルキャリア株式会社が提供する、正社員領域を中心とした転職サイトで、月に数千件、1日に数百件にも及ぶ掲載情報が寄せられるという。そのため、全国の営業から寄せられる案件情報を、DODAのWebサイトへの掲載作業を行う制作担当に速やかに振り分ける必要がある。「当初は、制作部門のリーダーが一人で振り分け作業をしていました。でも、それはリーダー本来の仕事ではありませんし、十分に手も回っていませんでした。」このように語ってくれたのは、転職メディア事業部制作統括部制作企画部制作管理グループの雨宮実菜子氏です。「そこで、3年前に、案件を振り分ける部門が発足しました。当初は、数名の人員で、共有メールやExcelを活用して、制作進行管理に対応していました。しかし、これでも、膨大な案件を振り分けるには十分ではありませんでした。営業からの案件情報の受け取りは1回
では終わりません。情報を確認したり、追加情報をリクエストしたりする場合もあるからです。メールを書いたり案件情報をExcelシートに転記するために、毎回10分程度の時間がかかりますし、平均して3-4回やり取りが発生します。
案件の状態をメールとExcelで管理するのも限界がありました。メールの量が膨大なので、メールボックスやメールサーバーの容量を超えて、重くなってしまうこともあるからです。また、メールの振り分け漏れがあったり、重くなってしまったメールボックスからメールが消えてしまうといったトラブルもありました。
何より、メールとExcelでは作業履歴が残しにくいため、営業とのやり取りの証跡が残らず、案件が宙に浮いてしまうことも起こる可能性がありました。」(雨宮氏)

システムの選定条件とBIZ PLATFORMの評価ポイト

そこで導入されたのが、株式会社クレオの業務プロセス管理ツールBIZPLATFORMである。導入に携わった転職メディア事業部制作統括部制作企画部制作企画グループの中野芳美氏が、導入の詳細を語ってくれた。「そもそも、当社の業務プロセスには、大きな改善の余地がありました。そこで、制作部門のマネジャーが変わったタイミングで、制作進行管理をシステム化して、案件情報の共有と作業の効率化を行うことになりました。
システムの選定条件は、まずWebサービスであることでした。専用システムをスクラッチで開発したり、サーバーを購入してそこにパッケージソフトウェアを導入することは、時間やコスト的に無理がありました。また、特定の業務向けのツールではなく、当社独自の管理項目にも柔軟に対応できる汎用的なツールが必要でした。そのために、営業管理ツールではなく、管理部門で利用できるものを中心に探しました。
その中で、クレオのBIZPLATFORMは、かなりカスタマイズしやすくて、自分たちの業務に合わせやすい汎用的なWebサービスでした。他のツールは、項目作成に制限があったり、機能を付け加えるには追加コストが必要になったりして、私たちの条件には合いませんでした。」(中野氏)

案件情報の受付と制作進行管理の確実性が向上

BIZPLATFORMによる制作進行管理について、転職メディア事業部制作統括部制作企画部制作管理グループの橋本幸氏は、次のように説明してくれた。
「WebブラウザでBIZPLATFORMにアクセスすると、案件一覧が状態別に表示されるようになっています。そこで、まず営業側で案件情報を新規に登録してもらいます。振り分け担当は、その新規案件について内容を確認して、営業とやり取りして必要な情報を揃えます。このやり取りは、案件のコメントとして、自動的に記録されるようになっています。そして、必要な情報がそろったら、案件のステータスを【受付完了】に切り替えます。同時に、アサイン可能な制作担当に、BIZPLATFORMを使って依頼します。この依頼作業も、ボタンをクリックして必要事項を入力するだけで完了します。制作担当側のプロセスでは、【受付】【作業中】【完了】という作業ステータスを管理できるようになっています。今回のプロセス改革により、確実に、案件情報の受付と制作の進行管理ができるようになりました。いつ誰が何をしたのか、どのようなやり取りをしたのか、常に記録・共有できるようになりました。もしも誰かが休んでも、それまでの作業の進捗や状況を把握できるので、他のメンバーがすぐに引き継ぐことができます。」(橋本氏)その結果、振り分け作業の時間は、1案件あたり約10分から約2-3分に削減でき、振り分け部門のメンバーも圧縮できた。また、BIZPLATFORMに記録された制作実績をCSVファイルで取り出せるので、レポートを作る時にも利用しているという。

Webサービスでありながら、システム部門の要望に柔軟対応

BIZPLATFORMのシステム運用については、転職メディア事業部プロダクト企画統括部転職メディアBITA部Assist/DRBITAグループの鈴木翔太郎氏が説明してくれた。「BIZPLATFORMを制作進行管理ツールとして利用するには、当社の業務プロセスを設定する必要があり、当初はクレオが設定作業に対応してくれました。現在、業務の変更に合わせた細かな変更や業務ニーズに合わせた対応を自分たちで行っています。設定変更も、慣れてしまえば2時間ぐらいで済んでしまいます。現場の担当者と画面を共有しながら変更内容を確認して、あとはボタンを押すだけで実際の画面に反映できるようになっています。
BIZPLATFORMのシステム管理は、スクラッチ開発などと比較して、細かなソースコード管理やバージョン管理が不要なので、とても楽をしています。相談したいことがあればクレオのサポートに問い合わせれば、とても丁寧に対応して頂けていて、当社でも見習いたいくらいです。今回の制作進行管理システムは、案件数が多いために、専有サーバーを利用するプランを採用しています。さらに、レスポンスを向上させるために、サーバーのCPUを増強してもらっています。このようなクレオの柔軟な対応も助かっています。現状は営業サイドで制作進行管理システムと発注管理システムの2重入力になっているため、今後は発注管理システムとの連携を高めていきたいと考えています。そのためには、BIZPLATFORMのUIで、多段階のリスト選択に対応してくれると、当社のマスター項目の選択が容易になるはずです。」