申請・承認フローを改善し、1/5の時間に短縮！

競争力強化を目的に多くの企業は選択と集中を繰り返し、社内組織の変更が活発化しています。グループ内での事業の統合と分散、M&Aにより企業吸収も日常的になりました。
人材の動きが流動的となり、ここで課題となっているのが人事関連のマスタデータ管理の複雑化です。クレオの業務管理システム構築ツール「BIZ PLATFORM」がこの課題を解決し、ビジネスのスピードアップを支援します。

「ビジネスの創造が当社の仕事」と内外に宣言している総合商社R社。ビジネスのヒントを社員から募集し、企画部門が調査、可能性があると査定されるとプロジェクトチームを発足させます。場合によっては子会社を設立し、新規事業として果敢に取り組みます。
この動きが加速的に進み、人事部の業務がいきなり膨らみました。かつては年度単位で行われていた組織変更が年中行われるようになり、外部からの新人や派遣の社員も急増しています。

同社人事部門では承認フローに紙とメールを利用していました。さらに、その承認データがIT部門に紙とメールで引き渡され、AD認証システムに引き渡されます。AD認証されないと、社内システムが使えず新人が戦力にならないのです。
これでは、時間もかかり、プロジェクトチームや新組織の発足のネックとなりました。人為的なミスや紛失するケースも多々あり、これらの課題解決の推進をIT部門のK課長に命じられました。

K課長が真っ先に考えたのが基幹システムの大がかりな刷新でした。人事から経理、各現場の業務システムをERPに置き換え、データベースを統合します。人事データベースが統合され、各種システムから自在に追加・変更・削除が可能となります。

理想的なシステムと確信し「これがR社を飛躍させる画期的な統合システムです」と、執行役員に提案しました。
「いつ完成する？」
「2年後を見込んでいます」
「時間がかかりすぎ。2年もたったらビジネス環境が変わっている」
と、けんもほろろに却下されました。代わりに出された条件が
「半年で効果を上げられる仕組みを構築すること！」
という厳しい条件でした。

スピードがビジネスの競争力を大きく左右し、他社よりも早くサービスを提供することが重要となっています。この足を引っ張るようでは、どのように素晴らしいシステムでも意味がありません。K課長はシステム化の方向性を大きく変更し「既存業務とシステムを変えることなく、連携させる」ことにしました。

連携の仕組みには2つの側面があります。1つはビジネスプロセスのデジタル化。紙や人手に頼っていた申請・承認フローをデジタル化し、ここにクレオの業務管理システム構築ツール「BIZ PLATFORM」を採用しました。
もう1つはデータ連携です。人手に頼っていた複数システムの入力・更新作業にミドルウェアを採用し自動化します。ここではデータ連携ミドルウェア「ASTERIA Warp」を採用しています。
2つのツールの共通点は「ノンプログラミングで素早くシステム化できる」こと。そして「既存の業務やシステムに変更を与えない」こと。この2点が認められての採用でした。

新しいマスタデータ管理の仕組みはわずか3カ月で完成し、サービスをスタートしました。このスピードには執行役員も驚き喜ばれました。既存のフローを変えることなく「BIZ PLATFORM」でデジタル化したため、現場にもまったく混乱がありません。

「当社の業務フローは競争力の源泉である。変える必要はまったくなし。大変よろしい」と、執行役員は評価します。
マスタデータ管理の仕組みはスムーズに受け入れられ、一連の承認フローを1/5の時間に短縮。急ぎの案件は特別なプロセスを通して、短時間で完了させることもできます。この可能性に着目し、K課長は販売管理システムやプロジェクト管理システムなど、現場の業務システムとのデータ統合を検討しています。