業務フローのシステム化と
会員情報の有効活用を実現

学校、塾、通信教育、教習所などの教育機関において、「会員管理」は時間とコストのかかる最も重要な事務作業です。これはスポーツジムやファンクラブ、各種協会においても同様でしょう。しかし、教育現場のシステム化は進んでいるものの、後方支援となる事務局の部門は後手に回りがちのようです。
この会員管理やサービス管理の支援ツールとしてクレオの推奨するのが、業務管理システム構築ツール「BIZ PLATFORM」です。

一般企業と同様に、教育機関でも限られた市場の中で競争が激化しています。このため、eラーニングを充実させるなどICT活用を積極的に進め、差別化と生き残りを図ってきました。その一方で、事務作業はICT化が遅れています。

マンション管理士や宅地建物取引士などの資格取得で定評のある通信教育事業者O社は、受講生の管理に課題を抱えていました。設立以来順調に成長してきたのですが、受講生が増加するにつれ、その会員やサービスの管理業務が事務部門の大きな負荷となってきたのです。

会員管理はパッケージでシステム化してきたものの、会員台帳はeラーニングと連動していません。パッケージをベースとしているため、柔軟性が乏しく、手順の変更もできません。散在する講座システムごとに、会員の二重入力・三重入力も珍しくなく、手間もかかる上に、ミスも多発。見込み客からの問い合わせは、システム化さえされておらず、事務スタッフが個々その場で対応してきました。

このままでは事務作業がネックとなって、営業活動の停滞を招きかねません。事務局長O氏は頭を抱えてしまいました。

限られた時間とスタッフで、いかに事務作業を効率化していくか。同社では事務局長O氏をリーダーとするプロジェクトチームを発足させ、検討を本格化しました。現状の業務フローを精査し、得られた結論が、会員管理やサービスの全フローのシステム化と見える化でした。

会員情報が散在していては、新たなサービスを開発しても会員情報を活用することができません。業務フローの一貫した流れと会員情報の有効活用を実現できるシステム構築に着手することにしました。プロジェクトチームは新システムに求められる要件と、それを実現する開発ツールやパッケージの調査を開始します。

調査すると、会員管理のパッケージはいくつか販売されています。システム構築から運用まで一括してまかせることのできるITベンダーも多くあり、その構築事例も確認しました。
その1社を選定し、訪問を受けましたが、予想以上の価格を提示されました。とりわけO社は運用が複雑で、特殊なフローとなっており、その手順をシステム化しようとすると、カスタマイズ料金が膨らみ、パッケージのメリットがなくなってしまうようです。

ここで同業者から紹介されたのがクレオの業務管理システム構築ツール「BIZ PLATFORM」でした。設定ベースで既存業務にフィットした管理フローが構築でき、稼働後の変更にも即応できます。「これならうちの強みを発揮できる」とO氏は確信しました。
スモールスタートにも適していました。時間や人材の制約で、全フローを一気にシステム化することが困難でしたが、BIZ PLATFORMは効果を確認しながら、ステップを追ったシステム化が可能です。

O社では、クレオのサポートを受けながら、自社内でのシステム構築に挑戦。第一ステップで完成させたのは会員管理システムと会員データベースの整備でした。これで会員の新規登録、情報変更、削除などの基本的な作業が可能となりました。 第二ステップが資料請求対応のフロー追加。さらに各種講座システムとのデータ連携を実現して、資料請求対応、新規会員登録、個別申し込み、会員管理まで一貫した流れとすることができました。 第三ステップでは決済システムを導入し、コネクターでBIZ PLATFORMと連携させています。こちらはクレオに構築を依頼し、決済面のシステム化を完了させました。 これによって、1年がかりでO社では会員サービスに関連する一連のシステム化を終了させることができました。 「クレオのサポートを受けていますが、これなしには不可能だったでしょう。今後も運用は続きますが、クレオは継続した支援を約束してくれました」とO氏はクレオの充実したサポートを評価します。 これで同社は、人材も資金も思いきって新規事業にかけることができます。同社では大学受験対策通信講座のサービスを新設し事業の拡大に取り組んでいます。