契約管理の最適化と漏洩リスク撲滅に！

コンプライアンスは全企業が対象であり、幅広い企業活動にわたって順守が求められます。法務部門においては契約・取引法務にコンプライアンスの視点が必要となり、これもすべての企業で必須となっています。現在、この契約管理におけるリスク低減と効率化が課題として注目されています。また、著作権など知的財産に関する社内外の問い合わせや調査依頼も多く、処理案件が増大しています。
これら法務部門の課題を解決するツールとして、クレオの業務管理システム構築ツール「BIZ PLATFORM」の導入が進められています。

Sクリエイティブは携帯アプリの開発会社です。業務システムのシステムインテグレーターとして発足したのですが、たまたま手がけた携帯アプリが大ヒットし、これを中核事業とし、数百名規模の会社にまで成長しました。
携帯アプリに必要なイラストや音楽分野でも個性的なクリエーターの発掘に成功し、音楽原盤の制作、国内外の楽曲の著作権の取得・管理なども手がけ、ゆるキャラの開発でも名前が知られるようになりました。

同社では事業が拡大するにつれ、クリエーターやプロダクションとの契約管理が課題として浮上してきました。各事業部で契約を管理していましたが、その不履行、書類不備などが目立ち、中には訴訟にまで持ち込まれたものさえありました。
同社では契約管理・知的財産管理の強化を打ち出し、法務部門を新設。全社の契約業務を集約し、リスクの低減にとりかかりました。ところが、その管理件数が月数百件となり、手作業の限界を超えていました。

ビジネスの成功にはスピードが不可欠。他社よりも早くサービスを提供し、シェアを確保しなければならず、契約管理がその足を引っ張るようでは競争力が低下してしまいます。
著作権の侵害も大きなリスクとなり、同社では法務部門設立後は、知的財産の調査依頼も受けるようになりました。開発したキャラクターが知的財産として登録されていないか、類似の携帯アプリがないかなどの確認にも時間が取られています。
法務部門ではこれら契約や知的財産調査をExcelで管理していたのですが、すでに限界となっていました。Excelでは共有・検索が困難な上、どうしても属人的になりがちです。すべての案件の一元管理と見える化する手段として、「契約管理システム」の構築に着手しました。

同部門ではシステムの要件を整理するとともに、それを可能とするツールを探し始めました。契約管理向けのパッケージもありましたが、同社の業務フローに適していません。カスタマイズを加えるとパッケージのメリットが失われ、機能も多すぎて使いこなせそうにありません。

そこでプロセス管理に強みのあるツールを探し、見つけたのがクレオの業務管理システム構築ツール「BIZ PLATFORM」でした。これなら同社の幅広い契約手順にフィットしている上、知的財産に関する調査の進捗管理にも使用できます。加えて低コストで、部門の予算で申請できます。
構築・導入の簡単さも魅力でした。同社ではシステム部門が多忙なため、すぐに専門の開発者を確保できません。しかし、「BIZ PLATFORM」であれば簡単な設定ベースのノンプログラミングでシステム構築ができます。

同社ではクレオのセミナーに参加しシステム構築の手応えを掴み、試行錯誤しながらもわずか1カ月で稼働を開始することができました。従来の業務手順をベストプラクティスと考えていることから、そのやり方は変えていません。
社内からのメールでの問い合わせを「BIZ PLATFORM」に直接取り込むことが可能なので、社員からの抵抗もほとんどありませんでした。

契約管理や知的財産調査も「BIZ PLATFORM」にアクセスすることで進捗状況を簡単に確認できます。急ぎの案件もどこまで進んでいるか画面からチェックして、遅延案件も即座に確認が可能。もちろん、アラートメールの自動送信も可能です。申請・承認もシステム化されたことで、スピーディに進むようになりました。
全社的に「BIZ PLATFORM」のメリットが認められ、契約管理や知的財産調査のみならず、事業部門でのプロジェクト管理にも使おうという動きが見えています。