進捗の見える化と管理の効率化も実現。
人的ミスも撲滅！

人間の発想力や創造力が求められる広告作成の現場。どのようにAIが発達してもコピーライターやデザイナーなどの職種はなくならないだろうと考えられています。しかし、広告制作の進行管理はどうでしょうか。まだまだ手作業に頼り、締切が近くなってからばたばたしているのが現状のようです。そこで効果があると支持されているのがクレオの業務管理システム構築ツール「BIZ PLATFORM」です。

多くの業務現場では自動化やロボット化が進み、業務が省力化・効率化されています。しかし、その進行管理はいまだに人間系に頼っていることが多く、システム化の遅れているのが現状です。

都内の広告制作プロダクションQクリエイティブも、クリエイターの作業は様々なデジタルデジタル化していますが、進行管理は手作業のままでした。同社は大手電気メーカーの定期刊行物を受注しており、新製品や新サービスごとに「商品ニュース」として全国の販売店に発送していました。その本数は毎月10〜20点ほどに及びます。
同社の中核事業となっていますが、スタッフの入れ替わりが多く、JANコードや価格ミス、納期遅れが多発。顧客満足度が著しく低下し、解約を迫られたほどです。部門長G氏は真剣になって対策を考えざるを得なくなりました。

クリエイティブでは散漫な管理をしていたわけではありません。ミスしやすいJANコードと価格はホワイトボードにチェックシートを貼って、これを終えない商品ニュースは印刷入稿できない仕組みにしていました。
しかし、チェックが本人任せで、二重三重のチェックが求められていました。また、制作現場が都内の本社とサテライトの横浜に分散しており、制作工程の正確な把握が困難でした。

「口酸っぱくいっても限界だ。進行管理のデジタル化を図ろう！」とG部長は決心しました。放置はできません。このままでは会社の死活問題になるのです。

デジタル化といっても、Excelでは情報を共有できても、進行管理までは無理があります。入力もメール転送も面倒です。すでに導入済みのグループウェアでは一覧性やアラート機能の汎用性がないなどの機能不足が目立ちます。

進行管理のできるツールを探して、最終的に決まったのがクレオの業務管理システム構築ツール「BIZ PLATFORM」でした。「決め手になったのが簡単操作とクラウドツールであること。システム構築を外注できるほど余裕はなく、パッケージ製品では特殊な進行管理フローに対応できません。しかし、BIZ PLATFORMはドラック＆ドロップの設定ベースでシステム化できますし、価格も手の届く範囲でした。クラウド提供されるため、本社とサテライトの両方で分散入力して情報を共有できるのも魅力でした。」と、G部長は選定理由を語ります。

新システムにはお客様の電気メーカーも協力しています。それまで発注は複数部門の担当者からバラバラに寄せられていたのですが、発注を統一したフォーマットのメールにしてもらいました。BIZ PLATFORMの自動メール取込み機能により、製品名、発行月、JANコード、価格などを取り込みます。これで工程管理シートが自動作成され、作成担当者は進行状況を入力していきます。

その進捗状況をG部長は一覧して日々チェック。予定よりも遅れている案件を発見すると、早期に指導にかかります。また、今までミスの多かったJANコードと価格はリーダーと部長の二重チェックにして、これをクリアしないと入稿できない仕組みにしました。
G部長はこのシステムを日々の作業の傍らで自ら組み立て、1ヶ月でプロトタイプを作りました。部下ともテスト運用し、2カ月後からグループ全員が利用しています。

最初は慣れないツールに戸惑ったものの、すぐに順調に利用されるようになりました。使いづらい点やフロー変更があるとG部長がすぐに修正します。

「半年利用してミスを完全になくすことができました。納期も守っています。これが当たり前なんですけどね。当たり前を当たり前にできるようにするのに苦労しました」とG部長は苦笑します。

同社では商品ニュースだけではなく、媒体広告やカタログ・チラシ制作、展示会・セミナーの企画運営も実施しています。これら作業の進捗管理にも「BIZ PLATFORM」が使えるのではないかと検討中です。