RPAロボット管理の徹底と管理者負荷の低減に！

RPAは大きな潮流となり、すでに多数の企業が導入を積極的に展開しています。社内に数百を超えるロボットが稼働している成功事例もあるほどです。その一方で失敗例も注目を集め、いつ誰が作って、どんな作業をしているのかわからない「野良ロボ」や作ったはいいけれど、まったく稼働していない「塩漬けロボ」などが課題として指摘されるようになりました。
これらを解消するため、クレオは業務管理システム構築ツール「BIZ PLATFORM」の利用を推奨しています。その代表的な適用例を紹介しましょう。

RPAはパソコンで行っていた単純作業を人に代わって自動化するソリューションです。社内を見回してみると、毎日のように繰り返している単純作業は意外に多いもの。これらを自動化することで、時短やコスト削減など、大きなメリットを得ることができます。

中堅部品メーカーT工業はRPAの導入に早くから取り組んでいます。業務部門はRPA導入に積極的で、ミスの削減や業務改革などの効果をあげるようになりました。
しかしある日、「ファイルサーバーの容量が一気になくなった」という苦情がIT部門に寄せられました。確認してみると、放置されていたロボットが勝手にインターネットサイトを検索し、膨大な量のデータをファイルサーバーに蓄積していました。いわゆる「野良ロボ」の仕業です。
「退職したはずの社員から毎日複数のメールが転送されて来て迷惑している」という苦情もありました。これも野良ロボの仕業でした。退職した社員の作成したロボットが放置され、誤動作を起こしていたのです。IT部門は大きな危機感を覚えました…

IT部門が調査を進めると、野良ロボ以外に塩漬けロボの存在も明らかになってきました。業務部門で独自に作成はしたものの、まったく使われないでいるロボットです。過去に活躍したが、今は必要のないロボットの放置は危険です。

パスワードとIDを登録しているセキュリティリスクの高い危険ロボも発見されました。
「これは大きな盲点だった」とIT部門は痛感しました。「このままではガバナンスが失われる！セキュリティの危険性も大きい。野良ロボや塩漬けロボを排除しなければならない」と結論づけたのです。RPAもIT全般統制の対象であり、例外は認められません。

具体的な対策として、ロボット開発を申請制にして規定の承認プロセスを経てリリースすることで、勝手な開発を禁止、開発したロボットはデータベース化し、IT部門側で「勤怠簿」を作成することにしました。ロボットも社員と同じで人事台帳を兼ねた「勤怠簿」を必要としたのです。

IT部門ではExcelやAccessの活用も検討したのですが、要件に対応できそうにありません。システム開発用のツールも探しましたが、高価なうえ、開発も煩雑です。
そんな時に見つけたのがクレオの業務管理システム構築ツール「BIZ PLATFORM」でした。

「BIZ PLATFORM」にはライブラリ機能（データベース作成機能）が用意されており、台帳作成ができます。これを勤怠簿として活用することで、一元管理が可能となります。
また、申請・承認フローのシステム化も容易に行え、ロボットのリリース管理も実現します。さらに、RPA管理者への問い合わせについてもBIZ PLATFORMのメール取り込み機能を利用し、その対応時間の短縮と効率化も可能です。
同社ではプロトタイプを1週間ほどで作成し、1カ月で全ロボットの登録を完了させました。

同社では引き続きRPAの作成は奨励するものの、作成は申請を必要とし、勝手な作成とリリースは許さないことにしました。そのチェックはIT部門が行い、許可制とします。ロボットの位置付けを業務アプリケーションレベルに引き上げ、内部統制の範囲内としたのです。

これら申請から認可のワークフローにもBIZ PLATFORMを利用しています。もちろん、作成済みあるいは新規作成のロボットも「勤怠簿」に登録し、申請者・利用部門・内容・リリース日・廃棄予定日などを登録し、どの部門でどのロボットが稼働しているか把握できます。
さらに、この成果を評価して、IT部門ではRPA問い合わせもシステム化しました。ロボット数が増えて、苦情やエラー、改修依頼とその進捗状況の問い合わせが来ても、Excelでは対応が追いつかなくなっていたのです。
「自動化するロボットの管理を手作業でやるのは矛盾している」として、嘱託を含む3名を専任し、問い合わせ対応を担当としました。問い合わせ管理業務の負荷も大幅に軽減され、正確・迅速に対応できるようになりました。

BIZ PLATFORMによる、作成申請からリリース管理・勤怠管理（ロボット台帳）・問い合わせ管理まで一貫した管理体制を完成させました。